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産婦人科クリニックが予約システムを活用する際におさえておきたい3つのポイント

2017年05月12日

予約システム活用.jpg

 

 

産婦人科は、自由診療の扱いが多いことや、特に婦人科では患者さんのプライバシー保護の観点から予約制をとっているクリニックが多く、予約システムが最も普及している診療科の一つです。一方、急な症状の変化で来院される患者さんにも対応する必要があるため、予約制でありながら長い待ち時間が発生しているクリニックも少なくありません。本稿では、産婦人科の特徴を踏まえて、「待ち時間対策」や「業務の省力化」の観点から、予約システムの活用方法をご紹介したいと思います。

 

※本稿の前提となる、予約システムを活用する上での基本的な考え方については、以下の記事で紹介しておりますので、あわせてご覧ください。

 

【参考】クリニックで予約システムを導入・活用するためのポイントとは?

 

まず、予約システムの活用法をご紹介する前に、産婦人科の特徴を整理してみましょう。予約システムの活用を念頭に置くと、産婦人科の特徴としては、以下の3点が挙げられます。

 

(1)予約制が広く普及している(産科・婦人科とも)

(2)診療内容が幅広い(特に婦人科)

(3)急患対応がある(特に産科)

 

それでは、上記の特徴を踏まえて、予約システム活用のポイントを3つご紹介したいと思います。

 

<ポイント1>診療内容によって予約帳を使い分ける

産婦人科では幅広い年齢層を対象とすることもあり、その診療内容も多岐に渡ります。このため、診療にかかる時間にもバラツキがあり、投薬や注射のように数分程度で済むものから、妊婦健診やがん検診のように数十分からときには一時間以上かかるものまで様々です。

 

このような診療科では、全ての診療内容をひとつの予約帳で管理しようとすると混雑が発生しやすくなりますので、待ち時間対策の観点からも、診療内容ごとに予約帳を分けて管理するのがおすすめです。

 

例えば、妊婦健診や婦人科検診などの時間がかかる検査や、逆に短時間で済む再診患者さんへの処方箋対応について、通常の診療とは予約帳を分けることで、待ち時間短縮やスムーズな診療のための工夫をされていらっしゃるクリニックもあります。

 

予約帳の分け方については、扱う診療内容の範囲や患者さんの傾向などによっても大きく異なりますので「これがベスト!」というのは言えないのですが、以下にいくつか例を挙げますのでご参考にしていただければと思います。

 

※参考:予約帳の分け方

(1)医師又は診察室で予約帳をわける

  例:「医師A」「医師B」又は「診察室1」「診察室2」

(2)特定の診療メニューは予約帳を分ける

  例:「月経移動」「低用量ピル処方」「美容注射」「4Dエコー検査」など

(3)設備や人員の確保が必要な医療行為は予約帳をわける

  例:「助産師外来」「不妊症外来」「がん検診」など

(4)初診と再診で予約帳をわける

  例:「初診」「再診」

 

予約システム(株式会社メディ・ウェブ)を選ぶ際には、予約帳を複数持つことができるか、さらに予約帳ごとに予約枠の長さや予約可能人数を細かくチューニングできるかどうかを確認しておくと良いでしょう。

 

 

<ポイント2>オンライン予約で、予約受付の負担を軽減

予約制をとるクリニックの悩みとしてよく聞かれるのが、

 

・来院患者さんに対応しながら、電話予約を受けるのが大変(特に混雑時)

・電話が混み合うと、予約を諦める患者さんが出てきたり、クレームになることもある

 

というものです。

 

このような悩みを抱えるクリニックにおすすめしたいのがオンライン予約です。オンライン予約というと、増患の手段として語られることが多いのですが、実は業務の省力化という観点からも大きな効果が期待できます。

 

インターネットから簡単に予約が取れるようになると、特に若い患者さんは電話よりもインターネットでの予約を好む場合も多いので、電話での予約問い合わせが減り、その分受付スタッフの業務負担も減るというわけです。また、オンライン予約であれば、24時間いつでも予約を受け付けることができますし、同時に複数の患者さんがアクセスしてきても対応できるため、患者さんから「電話が混み合っていて予約が取れない」といったお叱りを受けることも無くなります。

 

予約システム(株式会社メディ・ウェブ)を選ぶ際は、オンライン予約に対応しているかどうかはもちろん、患者さんが簡単に予約を取れるようなデザインになっているかという点も大きなポイントになりますので、併せてご確認いただければと思います。

 

 

<ポイント3>待ち時間が長い場合は、順番表示の導入も検討

特に産科では、急な症状の変化等で来院される患者さんもいらっしゃいますので、どうしても待ち時間は発生してしまいます。また、クリニックのキャパシティを超えて患者さんが来院されることもあり、待ち時間が長時間に渡ることも少なくありません。

 

一方、例えば、つわり等の症状に悩まされている妊婦さんにとって、いつ来るかわからない自分の診察順番を待合室でじっと待ち続けるというのは、少なからず負担に感じられることでしょう。このように待ち時間でお困りのクリニックにおすすめしたいのが、予約システムと順番管理システムの併用です。順番管理システムを導入すると、患者さんは診察までの順番や待ち時間の目安を院内の掲示板やHPなどで確認できるようになります。待つ時間は変わりませんが、どのくらい待てば診察を受けられるのかがわかればストレスが軽減されますし、待ち時間が長引くことがわかっていればその時間を院外で過ごす、という選択肢も出てきます。

 

実際に、順番管理システム(株式会社メディ・ウェブ)を導入しているクリニックでは、「患者さんからの順番に関する問い合わせやクレームが減った」「待合室の混雑が解消した」という声が聞かれ、患者さんストレス軽減はもとより、スタッフの負担軽減にも繋がっているようです。

 

 

おわりに

いかがでしたか。今回は産婦人科のクリニックが予約システムを活用する上でのポイントをご紹介させていただきました。予約システムをより上手に活用したいとお考えのクリニックや、予約システムの新規導入・買い替えをご検討中のクリニックの一助となれば幸いです。また、冒頭でもご紹介しましたが、下記の記事でも予約システムの導入・活用する際のポイントについてご紹介しておりますので、ぜひ併せてご覧ください。

 

【参考】クリニックで予約システムを導入・活用するためのポイントとは?

 

 

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ishii_200.jpgAuthor:

石井聡 3Beesカスタマーサポート、コーポーレートビジネス担当の石井です。

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