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眼科クリニックが予約システムを活用する際に押さえておきたい3つのポイント(後編)

2017年04月24日

ophthalmology_clinic_reservation_system.png

 

前稿では、眼科クリニックにおける予約システムの活用方法について、眼科の特徴を踏まえ、「ポイント1 順番取り(順番予約)で、待ち時間を短縮し診療を効率化する」についてご説明いたしました。

本稿では、医療機関の悩みの種のひとつである「患者数の波」を解決する視点も加えて残り2つのポイントをご紹介したいと思います。

 

<ポイント2>曜日や時間帯ごとに予約患者数を調整した「日時予約」で、患者数の波を平準化する

ポイント1で、眼科は比較的患者数が多いため順番取り(順番予約)を採用するケースが多いと述べましたが、日時予約が全く適していないかというとそんなことはありません。工夫次第で、順番取り(順番予約)では得られにくい効果を期待することもできます。

 

それが、「患者数の平準化」です。患者数を平準化、つまり、空いている時間帯に患者さんを誘導して患者数が常にほぼ一定になるようにすることで、患者さんにとっては待ち時間の少ない診療を期待できますし、クリニックにとっては、効率的で負担感が少ない落ち着いた診療を実現しやすくなります。また、患者数が平準化されると、クリニックにとっては「暇になったような感覚」を覚えやすいようですが、実際にはより多くの患者さんを診察することが可能になります。

 

患者数の平準化についての詳細はこちらの記事でお読みいただけますのでここでは割愛しますが、「患者数の平準化」を実現する上で「日時予約」が大きな力を発揮します。そして、その際に大切になるのが、予約枠ごとの患者数の上限を上手にコントロールすることです。

 

患者数平準化のイメージ.png

図:患者数平準化のイメージ

 

 

眼科の場合、前述の通り患者数が多いので、すべてを日時予約で対応しようとするとどうしても無理が生じてしまいます。したがって、どの時間帯も予約なしの患者さんに対応する余裕を残した上で、「患者数を平準化」、つまり、「空いている時間帯に患者さんを誘導する」ことを主眼として予約患者数の上限を設定していきます。例えば、患者ひとりあたりの診察時間が5分程度とします。この場合、30分で6人診察することができますが、30分の予約枠に対して設定する予約患者数の上限を、もともと混んでいる時間帯であれば1〜2人、逆に空いている時間帯は4〜5人といった形で設定します。

 

このような形で日時予約を導入することで、眼科のような比較的患者数が多い診療科でも、患者さんの利便性と満足度を向上するのと同時に、患者数を平準化して業務を効率化することが可能になります。

 

<ポイント3>特定の検査や処置は予約帳を分けて管理する

他の診療科と比較して検査や処置が多いのも、眼科の大きな特徴です。例えば、視野検査や視能訓練士(ORT)の斜視弱視訓練などの時間がかかる検査を行う場合は、突発的に患者さんが重なると、長時間に渡って患者さんをお待たせしてしまうことも起こりえます。霰粒腫(さんりゅうしゅ)手術などの小手術を行う場合も同様です。

 

上記の対策としては、特定の検査や処置について、通常の診察とは予約帳を分けて管理するという方法が考えられます。通常の診察は予約帳Aで管理し、特定の検査や処置に関しては予約帳Bで管理するという具合です。このように患者さんの症状や検査・処置の内容によって予約帳を使い分けることで、特定の検査機器の前に行列ができてしまうことを未然に防ぎ、よりスムーズな診療を期待できます。

 

 

おわりに

いかがでしたか。上記はあくまでも一例となりますが、予約システムの導入や活用をご検討されている眼科クリニックの先生の一助となれば幸いです。また、前編の冒頭でもご紹介しましたが、下記の記事でも予約システムの導入・活用する際のポイントについてご紹介しておりますので、ぜひ併せてご覧ください。

 

【参考】クリニックで予約システムを導入・活用するためのポイントとは?

 

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ishii_200.jpgAuthor:

石井聡 3Beesカスタマーサポート、コーポーレートビジネス担当の石井です。

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