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眼科クリニックが予約システムを活用する際に押さえておきたい3つのポイント(前編)

2017年04月12日

ophthalmology_clinic_reservation_system.png

 

近年、予約システムを導入するクリニックが増えていますが、その活用方法は様々です。予約システム導入の効果を最大限引き出すためには、診療科の特性に合わせた運用と継続的な改善が欠かせません。そこで本稿では、眼科クリニックにおける予約システムの活用方法についてご紹介します。

 

まず、前提となる予約システムの活用方法の基本については、下記の記事をご参考にしていただければと思います。

 

【参考】クリニックで予約システムを導入・活用するためのポイントとは?

本稿では、上記の考え方を踏まえた上で眼科クリニックにおける予約システムの活用方法について掘り下げてみたいと思います。

 

眼科クリニックにフィットした予約システムの活用方法を検討する前に、まず、眼科クリニックの特徴を整理してみましょう。

眼科クリニックの特徴としては、下記の3点があげられます。

 

(1)患者数が比較的多い

(2)患者の年齢層が幅広い

(3)検査が多い

 

今回は、上記の眼科の特徴を踏まえ、同時に、医療機関の悩みの種のひとつである「患者数の波」を解決する視点も加えて3つのポイントをご紹介したいと思います。

 

 

<ポイント1>順番取り(順番予約)で、待ち時間を短縮し診療を効率化する

 

先ほど述べた通り、眼科は比較的患者数の多い診療科です。少し古いデータになりますが、厚生労働省による医療経済実態調査によれば、眼科の無床診療所における1日あたりの平均患者数は67.4人となっており、これは皮膚科、耳鼻咽喉科に次ぐ数字です。

 

average_patient_per_day.png

図:厚生労働省:第16回医療経済実態調査の報告(平成19年6月実施)より作成

 

1日の患者数が多い診療科では、予定していた時間通りに診察を行うのは難しいため、日時予約ではなく順番取り(順番予約)が好まれる傾向にあります。

 

順番取り(順番予約)を導入することは、同時に、院内に順番を表示したり、また、インターネット上で患者さんご自身が待ち時間の目安を確認できたりする環境を作ることになりますから、患者さんの満足度を向上したり、待合室にゆとりを生み診療をスムーズにしたりする効果が期待できます。

 

そして、順番取り(順番予約)を導入する際の一つのポイントとなるのが、予約の受付方法です。代表的なものとしては以下が挙げられます。

 

(1)院内の窓口で受け付ける

(2)電話で受け付ける

(3)インターネットで受け付ける

 

(1)は、最も基本的な方法ですが、患者さんにとってはわざわざクリニックまで出向かなければ予約を取ることができず、特に仕事や子育てに忙しい世代にとっては不便に感じられることもあるでしょう。

 

(2)は、患者さんはクリニックに出向くことなく予約できるので便利ですが、その分クリニックの電話対応の負担が増えてしまうというデメリットも生じます。

 

(3)は、インターネットで番号札を取れるようにするもので、「オンライン順番取り」と呼ばれることもあります。患者さんはスマートフォンなどで簡単に予約を取れるようになりますし、受付はシステムが自動的に行ってくれますので、スタッフの負担もおさえられます。患者さんとクリニック双方の負担が軽減されることから、導入のメリットは小さくないでしょう。

 

PCやスマートフォンでの操作が必要なため、ご高齢の患者さんが使いづらいなどの課題もありますが、ご高齢の患者さんが診察開始前に来院して待っていることが多いクリニックでは、あらかじめ1〜10番を院内用におさえてしまう等の工夫をされている例もあるようです。

 

後編で、ポイント2・3をご紹介いたします。

 

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ishii_200.jpgAuthor:

石井聡 3Beesカスタマーサポート、コーポーレートビジネス担当の石井です。

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